Como escolher o SISTEMA DE GESTÃO ideal para o seu hotel: Guia para Hotelaria Independente

Gerenciar um meio de hospedagem pode ser uma tarefa desafiadora, especialmente quando se refere à realidade de pequenos e médios empresários.

Nesse contexto, um sistema de gestão hoteleira (PMS), desempenha um papel essencial no aumento da eficiência operacional, na melhoria da experiência do hóspede e, consequentemente, nos resultados da hospedagem.

Contudo, para empresas que muitas vezes enfrentam recursos limitados e um mercado bastante saturado, escolher o sistema ideal pode ser um grande desafio. Mas não precisa ser assim!

Neste artigo, nosso parceiro, Hospedin, montou um guia completo sobre como escolher o sistema de gestão que melhor se adapta às necessidades do seu hotel ou pousada. Continue a leitura e confira. 🙂

 

Entendendo as necessidades do seu hotel

Antes de escolher um sistema, é preciso entender como as operações do seu hotel ou pousada funcionam atualmente. Sendo assim, se faça estas perguntas:

• Quais são meus principais processos e fluxos de trabalho? 
• Como gerencio as reservas, o check-in e check-out?
• Como faço a gestão dos quartos, restaurante e limpeza?

Essa análise detalhada das operações permite identificar quais áreas precisam de melhorias e quais recursos o sistema de gestão deve possuir para otimizar os processos do hotel.

Em seguida, defina as funcionalidades indispensáveis que o PMS deve oferecer. Entre algumas podemos destacar:

• Mapa de reservas prático e intuitivo;
• Gestão das receitas e despesas;
• Cadastro de hóspedes e histórico de estadas;
• Controle de produtos e serviços oferecidos na hospedagem;
• Gráficos e indicadores que oferecem uma visão global do negócio;
• Integração com sistemas e recursos que aumentam a produtividade, entre outros.

 

Considere as demandas futuras

Ao escolher uma ferramenta de gestão, é essencial pensar no futuro do hotel. Um erro comum cometido pelos hoteleiros é focar apenas nas necessidades atuais, sem considerar o potencial de crescimento e expansão da hospedagem.

Assim, se torna fundamental escolher um sistema que seja escalável, ou seja, que possa crescer junto com o negócio, adicionando novos módulos ou funcionalidades conforme necessário.

Além disso, ele deve ser flexível para se adaptar a mudanças do mercado ou aos objetivos estratégicos do seu hotel.

Avaliar esses pontos contribui para uma decisão mais inteligente, e que pode evitar custos adicionais no futuro.

 

Principais critérios de avaliação

Agora que você já entendeu suas necessidades futuras e atuais, passamos para o momento de considerar os principais critérios de avaliação. Confira:

 

Facilidade de uso

Um dos fatores mais importantes na escolha de um PMS é a facilidade de uso. Uma interface intuitiva e amigável reduz o tempo de aprendizado da sua equipe, o que ajuda a garantir uma transição mais rápida e suave.

Além disso, um sistema simples minimiza erros operacionais e aumenta a eficiência do dia a dia.  Fuja de sistemas complexos, ok?

 

Integrações

A capacidade de integração do PMS com outras ferramentas e plataformas é outro fator decisivo.

Isso inclui integração com

• OTAs;
• CRM;
• POS;
• Channel Manager;
• Sistemas de pagamento e contabilidade;
• Motor de Reservas;
• Ferramentas de marketing, entre outros.

Um bom PMS deve funcionar como o cérebro da hospedagem, conectando-se a todos os sistemas essenciais para a operação.  Essa integração garante que as informações fluam de forma segura, reduzindo o trabalho manual e os riscos de erro.

 

Suporte e treinamento

Um excelente suporte técnico e opções de treinamento são grandes diferenciais, especialmente durante a fase de implementação.

Por isso, avalie a disponibilidade do suporte, a qualidade do atendimento, e as opções de treinamento oferecidas para a equipe, como tutoriais e vídeos on-line.

Um bom suporte técnico garante que qualquer problema ou dúvida seja resolvido rapidamente, minimizando o impacto nas operações e lucratividade da hospedagem.

 

Custo-benefício

O custo de algo é sempre visto como um ponto de atenção, especialmente para a hotelaria independente.

No entanto, o valor não deve ser avaliado apenas em termos de preço, mas sim no custo-benefício da ferramenta. E isso inclui os custos de implementação, mensalidades, taxas de manutenção, e qualquer custo adicional.

Ao levantar as opções, opte por um PMS em nuvem, que oferece acesso rápido de qualquer lugar com conexão à internet e backup diário para proteção dos dados.

Além disso, o sistema de gestão para hotel deve oferecer um retorno sobre o investimento (ROI) que justifique os gastos e contribua para o aumento da receita, redução de custos operacionais e melhoria na experiência do hóspede.

 

Dicas para a escolha do sistema ideal

Realizar uma pesquisa de mercado é um passo importante para escolher seu sistema ideal.

Solicite demonstração e teste as funcionalidades de diferentes sistemas para entender qual melhor se adapta às necessidades do seu hotel – consideramos valioso que o hoteleiro possa testar a ferramenta antes de contratá-la.

O PMS Hospedin, por exemplo, oferece 10 dias gratuitos para testar a ferramenta e suas funcionalidades.

Outra dica interessante é consultar as opiniões de outros hoteleiros e pousadeiros que podem fornecer insights relevantes sobre a experiência de uso de cada sistema.

Avaliações e depoimentos ajudam a identificar as vantagens e desvantagens de cada solução, auxiliando na tomada de decisão e evitando surpresas desagradáveis no futuro.

A escolha do PMS ideal pode ser um divisor de águas para o sucesso do seu meio de hospedagem. Por isso, considere conhecer as soluções da Hospedin, uma escolha inteligente para pequenos e médios hoteleiros que buscam descomplicar e alcançar excelência na gestão hoteleira.

 

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